Chaque mois le même enfer !

Vous connaissez ce scénario : les déclarations approchent, mais une partie de vos clients n’a toujours pas envoyé ses justificatifs. Vous envoyez un premier mail, pas de réponse. Une semaine plus tard, un second. Toujours rien. Finalement, vous décrochez votre téléphone pour entendre :“Ah oui, je m’en occupe bientôt”.
Et vous savez que “bientôt” veut dire “quand vous l’aurez relancé une troisième fois.”

Le problème ? Ce travail de relance prend un temps précieux. Il épuise vos équipes et ralentit tout le cabinet. Pourtant, ce n’est pas une fatalité.

Aujourd’hui, des cabinets ont mis en place des workflows automatisés qui font ce travail pour eux. Pas avec un simple envoi d’emails en rafale, mais avec un système intelligent qui synchronise les pièces comptables, relance les clients au bon moment et s’intègre directement à leurs outils.

Comment ça marche ? On rentre dans le détail.

Pourquoi les relances manuelles sont un frein à la productivité (et ce que ça coûte réellement à votre cabinet)

Tout le monde sait que relancer les clients, c’est une perte de temps. Mais combien ça coûte exactement ?

Prenons un cabinet qui gère 150 clients. Chaque mois :

• 30 % des clients n’envoient pas leurs pièces à temps, soit 45 relances à faire.

• Temps moyen par relance : 5 minutes pour un email, 10 minutes pour un appel.

• Au total : Entre 4 et 8 heures perdues par collaborateur chaque mois.

Sur l’année, ça représente presque un mois de travail complet consacré uniquement à la chasse aux documents. Et ce n’est pas seulement du temps perdu : c’est du temps qui pourrait être utilisé pour des missions à plus forte valeur ajoutée (et plus rentables).

L’approche classique ne fonctionne plus

Si vos relances sont encore faites à la main, elles ont trois défauts majeurs :

1. Trop de friction : L’email atterrit dans une boîte surchargée, et votre client remet ça à plus tard.

2. Mauvaise visibilité : Impossible de savoir qui a envoyé quoi sans un suivi chronophage.

3. Manque d’optimisation : Chaque client est différent, mais vous utilisez un process unique pour tous.

Résultat : une perte d’efficacité énorme. Il faut un système qui s’adapte aux comportements des clients et qui automatise ces tâches sans perte de contrôle.

Le workflow qui libère votre équipe (et qui fait le travail à votre place)

Les cabinets qui ont supprimé ce problème n’ont pas simplement mis en place un “rappel automatique”. Ils ont connecté leurs outils pour que le système travaille à leur place.

Voici comment ça fonctionne :

1. Connexion à votre logiciel comptable (Pennylane, Cegid, QuickBooks, Sage…)

   • L’outil détecte automatiquement les pièces manquantes dans chaque dossier.
     
     

2. Relance automatisée et personnalisée

   • Un premier email est envoyé avec un lien direct vers une plateforme où le client peut uploader ses documents (ex : OpenFlow, Notion, Pennylane).

   • Si aucune réponse sous 3 jours, un SMS ou un WhatsApp est envoyé avec un rappel rapide.

   • Si toujours rien, un dernier rappel avec une alerte plus insistante est déclenché.
     
     

3. Tableau de suivi en temps réel

   • Toutes les réponses et envois sont suivis dans un dashboard intégré

   • Plus besoin de vérifier manuellement qui a envoyé quoi : vous avez une vue globale

L’impact concret sur un cabinet comptable après notre intervention

Les experts Hivindy ont déployé pour un cabinet de 10 collaborateurs ce système sur 120 clients. En trois mois, voici les résultats :

• 80 % des justificatifs récupérés sans intervention humaine.

• 40 heures économisées chaque mois sur les relances.

• Équipe comptable plus sereine et plus disponible pour des tâches à valeur ajoutée.

En supprimant cette charge mentale, ils ont gagné en efficacité et amélioré la satisfaction des clients, qui apprécient un système simple et fluide.

Si vous souhaitez définir ce qui peut être automatisé dans votre cabinet, prenez rendez-vous ⬇️